Zvláštnosti internetových projektů
18.1.2007, Jiří Voldán
Traduje se, že u projektu trvajícího čtyři měsíce je 95% práce dokončeno během prvních dvou měsíců, a další dva měsíce potom trvá schvalování konečné podoby zbývajících 5%. To je častý důsledek mnoha zvláštností, kterými se internetové projekty liší od „klasických“ IS/IT projektů. Musím přiznat, že když jsem se z oblasti podnikových (ERP) systémů dostal k internetovým e-business a marketingovým řešením, nečekal jsem větší rozdíly. Tento článek chci proto věnovat těm nejvýraznějším zvláštnostem, se kterými se u internetových projektů (ať už na straně zadavatele, nebo řešitele) můžete setkat, a tomu, jak je možné se s nimi vypořádat.
ZVLÁŠTNOST: Význam uživatelského rozhraní
U internetových (nebo intranetových) projektů je uživatelské rozhraní většinou velice důležité – z hlediska designu, z hlediska celkové logiky ovládání, rozmístění ovládacích prvků na stránce, jejich fungování, atd. Především ale proto, že internetová řešení velice často slouží několika zcela rozdílným cílovým skupinám. Internetové technologie také poskytují mnohem více možností pro realizaci řešení.
DŮSLEDEK:
Prodražení a zdržení projektu.
RADA: Vytvářejte prototypy řešení
Kreslete grafické návrhy, náčrtky zobrazují principy fungování a posloupnosti obrazovek, vytvářejte funkční prototypy. Lidé si dokáží řešení představit, teprve až ho vidí. Rozhodně se nespoléhejte jen na strukturované dokumenty s detailní specifikací požadavků. Nikdy (ani v jednoduchých případech) nezapomeňte získat připomínky zadavatele a budoucích uživatelů. Buďte si jistí, že je mít budou – a čím později je zjistíte, tím horší dopady na rozpočet a časový rámec to bude mít.
ZVLÁŠTNOST: Účast designerů
Důležitým cílem internetových řešení je komunikace s cílovou skupinou. Jejich neopomenutelnou součástí je proto grafický design. Komunikace s designery však pro řadu projektových manažerů z oblasti informačních technologií představuje zapeklitý oříšek – dříve či později zjistí, že grafici komunikují úplně jiným jazykem a myslí jiným způsobem než programátoři nebo konzultanti.
DŮSLEDEK:
Design nesplňuje Vaše požadavky, i když si myslíte, že jste je sdělili naprosto jasně. Zdržení projektu. Nesplnění cílů.
RADA: Cíle a cílovou skupinu popište „v obrazech“
Papír se sebepodrobnějším písemným zadáním Vám nepomůže. Nestačí říci „cílem je prodej zájezdů mladým lidem mezi 25 – 30 roky s měsíčním příjmem nad 30 tisíc“ nebo něco podobného. I zde je důležitá vizuální komunikace a schopnost „obrazného popisu“ – vhodným způsobem zadání je debata o tom, kdo v okolí tomuto popisu odpovídá, jak se asi chová, jaké jsou jeho potřeby, co ho zajímá, jak by na něj řešení mohlo působit, co by pro něj osobně mohlo znamenat, apod. Používejte příklady a přirovnání a nezapomeňte si nakonec ověřit, že cíle projektu skutečně „vidíte“ stejně (záměrně zdůrazňuji slovo „vidíte“).
ZVLÁŠTNOST: Zadavatel = marketingové oddělení
Ještě jednou ke stejnému tématu, ale z druhé strany: zadavetelem internetových projektů v současnosti bývá častěji marketingové než IT oddělení firmy. Lidé z marketingu také myslí úplně jiným způsobem než lidé z IT – to je ostatně důvod, proč se hodí na práci, kterou dělají. Buďte si proto jisti, že objemné nabídky nebo úvodní studie číst nebudou.
DŮSLEDEK:
To, co je Vám navrhováno, není to co chcete, Nebo ještě hůře: to, co jste dostali, není to co jste chtěli.
RADA: Kreslete obrázky
Upřímně řečeno, podle mých zkušeností, pro lidi z marketingu je nutné kreslit obrázky. Vyčerpávající analytické dokumenty si nechte pro potřeby řízení projektu, ale pro ně vyberte ty nejdůležitější body a převeďte je do vizuální formy nebo do reálných příkladů. Přesto však buďte připraveni odpovídat na detailní dotazy, které určitě padnou (počítejte však s tím, že s velkou pravděpodobností budou z oblasti, kterou Vy s Vaším vnímáním problematiky nepovažujete za příliš důležitou).
A nebo z opačné strany – pokud jste z marketingu: nezapomeňte vysvětlit lidem z IT, jakým způsobem Vám mají prezentovat informace. Předejdete tak mnoha zbytečným nedorozuměním a zdržením.
ZVLÁŠTNOST: Přechod projektu v průběžný rozvoj
Projekt se obvykle definuje jako řešení nějakého přesně specifikovaného problému nebo zadání v přesně daném časovém rámci a s přesně určeným rozpočtem. Od toho se také odvíjejí metody jeho úspěšného řízení. Internetové projekty však plynule (v případě špatného řízení dokonce nerozpoznatelně) přecházejí do fáze předem přesně nespecifikovaného, průběžného rozvoje na základě požadavků uživatele nebo zadavatele (nejspíš díky značným možnostem tvorby internetových řešení k nim mají lidé mnohem více připomínek, než k „normálním“ počítačovým systémům).
DŮSLEDEK:
Zejména pokud využíváte služeb externího dodavatele: neshody ve finančních otázkách, nespokojenost s dodávaným řešením, nespokojenost s jeho službami (za kterou často ani nemůže).
RADA: Vytvořte systém řízení požadavků
Z tohoto důvodu jsou internetové projekty velice náročné na řízení změn (které mají samozřejmě dopad na rozpočet a časový rámec projektu) a na řízení požadavků. Nepodceňujte potřebu spolehlivého procesu řízení požadavků (u projektů podobného rozsahu se projevuje nebezpečná tendence podobné formalizované postupy odsuzovat jako zbytečnou byrokracii). Mějte proto odvahu prosazovat jeho dodržování u všech zúčastněných.
Musíte zajistit především: podchycení všech požadavků, podrobení každého z nich schvalovacímu procesu, sledování stavu realizace schválených požadavků, a v neposlední řadě i evidenci, zda zadavatel řešení požadavku akceptoval nebo ne.
ZVLÁŠTNOST: Nedefinované „referenční prostředí“
V případě kvalitně řízeného projektu informačního systému firmy určitě ve smlouvě nebo jinde v dokumentaci nalezte specifikaci tzv. „referenčního prostředí“. Dodavatel se v ní zavazuje, že na daném hardware a software bude řešení fungovat. Na Internetu však něco takového není možné – uživatelé používají různé prohlížeče, různé způsoby připojení, nacházejí se na různých sítích, atd. To všechno způsobuje obrovské problémy s testováním vytvořených řešení – systém, který spolehlivě funguje na pěti počítačích, bude na dalších pěti fungovat naprosto nepochopitelným způsobem.
DŮSLEDEK:
Zdržení projektu.
RADA: Počítejte s tím už na začátku
S tímto faktem musíte počítat už na úplném začátku projektu – stanovte si požadavky na fungování vytvářeného řešení. Buďte specifičtí – požadavek „musí to fungovat všem a všude“ není reálný a příliš Vám nepomůže. Počítejte s tím, že otestování a odladění systému tak, aby tyto požadavky splňoval, zabere nějaký čas. Bohužel musíte počítat i s tím, že to bude něco stát.
ZVLÁŠTNOST: Návrh systému
Internet je tvořený množstvím nejrůznějších technologií. Abyste mohli navrhnout funkční, uživatelsky přívětivé, spolehlivé a bezpečné internetové řešení, ukazuje se, že musíte jeho technologické stránce rozumět mnohem více, než jak je to běžné při návrhu podnikových informačních systémů.Jinak budete navrhovat věci, o kterých až příliš pozdě zjistíte, že je velice pracné a drahé je zrealizovat (nebo že jsou dokonce nerealizovatelné).
DŮSLEDEK:
Prodražení projektu. Dobrá zpráva: pokud využíváte služeb externího dodavatele, ponese si následky obvykle sám.
RADA:
K tomu je těžké něco dodat. Sestavit tým takových lidí je neuvěřitelně těžké a zabere to čas. Rozhodně se však vyplatí do toho investovat.
ZVLÁŠTNOST: Rozpočet zadavatele
Peníze určitě nejsou problémem jen u internetových projektů, ty jsou však z tohoto úhlu pohledu opět určitým způsobem specifické. Jak už jsem zmínil, jejich zadavatelem je velmi často marketingové oddělení firmy. Marketingové rozpočty stále ještě reflektují „tradiční“ reklamní business – reklamní agentury žijí z provize za prodej médií, a z ní pokrývají i náklady na vytvoření toho, co se v nich má prezentovat. Většina marketingového rozpočtu firmy jde proto na média – jenomže v případě Internetu představuje hlavní část nákladů vytvoření vlastního řešení, nikoliv médium jako takové. Internetová řešení se sice dají často zrealizovat velice levně, avšak téměř vždy na úkor spolehlivosti a především bezpečnosti.
DŮSLEDEK:
Nedostatek prostředků na spolehlivé řešení. Špatná zpráva: pokud využíváte služeb externího dodavatele, často to ani nezjistíte.
RADA:
Jednoduchá, ale o to obtížněji realizovatelná – zamyslete se letos, jaké mohou být finanční nároky Vašich internetových aktivit plánovaných na příští rok a jaká je vlastně struktura rozpočtů, ze kterých je chcete financovat.
Článek byl poprvé publikován v časopisu e-biz.
Zpět na blog