Teleworking = telecommuting

18.1.2007, Rita Pužmanová

Dva zaměnitelné anglické pojmy, které se rychle dostávají do povědomí pracovníků v různých podnikatelských odvětvích i ve službách. Pro nový způsob práce – práce na dálku (teleworking) či “virtuální dojíždění” (telecommuting) – zatím čeština nenašla jednodušší a jednoslovný termín. Principem je omezení nutnosti dojíždět na pracoviště firmy a vykonávat práce v

pevně daných hodinách a dnech v týdnu. Místo pevného časového a místního režimu umožňuje práce na dálku optimalizovat si individuálně vykonávání práce podle vlastních potřeb z hlediska času i místa (pracovním místem se nejčastěji stává domov). Podívejme se společně na výhody i nevýhody tohoto nového způsobu organizace práce z hlediska dopadů na člověka, podnikatelské i životní prostředí. Nevyhneme se samozřejmě ani technické stránce řešení.

Omezení fyzické přítomnosti na pracovišti může být dílčí nebo téměř stoprocentní podle typu zaměstnavatele a vykonávané práce.

Někde lze omezit dojíždění např. na jediný den v měsíci, kdy se zaměstnanec (teleworker  nebo  telecommuter)  účastní pravidelných firemních jednání, i když tato varianta bude rozhodně méně častá než objem práce doma a na pracovišti v poměru 3:2. Do práce na dálku se dnes zařazují i nové způsoby práce:

  • práce mobilních pracovníků – obchodníků, techniků, konzultantů, jiných pracovníků v terénu (od zákazníků, při cestách letadlem nebo vlakem, z hotelu),

  • práce distribuovaných virtuálních týmů s členy ve více lokalitách (např. virtuální call centers, kdy operátoři pracují z

    domova, aniž by to zákazníci jakkoli poznali, pomocí automatického rozdělování volání, ACD, Automatic Call Distribution),

  • práce v telecentru v blízkosti domova,

  • dokonce i práce studentů na univerzitách (mohou vyřizovat řadu administrativních záležitostí elektronicky, aniž by byli vázáni na úřední hodiny, a samozřejmě mají tak přístup k bohatým knihovnám a studovat se všemi podklady „po ruce“, aniž by museli fyzicky do školy).


Souvislost s moderními komunikačními technologiemi

Teleworking také úzce souvisí s dalšíminovinkami v oblasti využívání informačních technologií a komunikační techniky,

zejména obchod na dálku (teletrade) nebo r ychle se rozvíjející elektronický obchod (e-commerce, e-business), či spolupráce na dálku (telecooperation). Samozřejmě, že práce na dálku není zdaleka moderní výdobytek, ale využívá se již dlouhou dobu pro specifické profese, zejména obchodníky. Ale dnes v souvislosti s pokroky v moderních komunikačních technologií lze již spoléhat na víc než (mobilní) telefon, proto se nový styl práce úspěšně rozšiřuje i na jiné profese.

Práce na dálku se rychleji prosazuje v pružnějších a menších organizacích (typicky v malých a středních podnicích, SME, Small and Medium Enterprise), než ve velkých „kolosech“, kde má vedení větší problém s udržením integrity zaměstnanců a obává se jejich izolace. Zajímavé je, že mezi kandidáty na práci na dálku z hlediska pozic ve firmě nepatří jen některé

typické profese (namátkou editoři, překladatelé), ale také management nebo sekretářky.


Výhody

Výhody režimu práce na dálku se projevují výrazně na obou stranách, u pracovníků i jejich zaměstnavatelů. Pro zaměstnance to v naprosté většině případů znamená práci v domácím, klidném a příjemném prostředí, kde se může dobře soustředit, na rozdíl od prostředí s mnoha rušivými vlivy ostatních zaměstnanců, telefonů, pagerů, ampliónů apod., které se

pak mnohdy projevují na kvalitě a efektivitě práce ve větších kancelářích nebo otevřených kancelářských prostorách. Navíc je možné si práci rozložit na více větších časových celků podle osobní výkonnosti (biorytmu), např. více hodin práce strávit dopoledne nebo pozdě v noci, případně o víkendu (pokud se nezapomíná na oddech a čas na odpočinek je „vybrán“ jindy v týdnu). Kromě

toho se omezí zdržení, náklady a stresování při dojíždění do zaměstnání, z čehož zejména dojíždění automobilem ve špičkách má neblahý vliv na bezprostředně navazující pohodu a výkonnost zaměstnance. Zvyšuje se tak celkově kvalita života člověka, a v důsledku toho i jeho výkonnost, a omezují se rovněž dopady na životní prostředí snižováním nároků na dopravu.

Pro zaměstnavatele jsou nespornými výhodami vyšší výkonnost zaměstnance a jeho menší stres, a z hlediska nákladů také nezanedbatelné úspory na pracoviště (pracovní místo, výpočetní technika, energie). Některé firmy zavádějí „kolující“ pracovní místa, kdy pro 100% zaměstnanců je k dispozici např. jenom třetina fyzických pracovních míst (stolů a počítačů), a zaměstnanci se u nich podle dohodnutého klíče střídají, tj. většinu času pracují z domova a pouze část své pracovní doby jsou fyzicky přítomni, a to u právě volného stolu, který si před tím zamluvili (hotelový systém).

Každé pro má ale i svá proti. U práce na dálku více než kdy jindy je nezbytné se naučit disciplíně na straně zaměstnance tak, aby se nedal „svést“ domácím prostředím k lenivosti a odpočinku ani svým vlastním pohodlným já, ani ostatními členy domácnosti. Ti zprvu nemusí chápat svůj vlastní závazek vůči svému rodinnému příslušníkovi také jako „pracovníkovi“ a musí respektovat požadavek: „NERUŠIT, JSEM V PRÁCI“. Na druhou stranu existuje i opačné nebezpečí, že pracovník vlastně nikdy z „kanceláře“ neodchází a pracuje neustále, protože má pracovní nástroje neustále po ruce. I tomuto nebezpečí je třeba čelit dobrými návyky, jako vyčlenění pracovního prostoru (pokoje nebo pracovního kouta), který se používá výhradně k pracovním účelům, a samozřejmě dobrým plánováním podle stanovených pracovních i osobních priorit. Pochopitelně i politika samotné firmy s ohledem na práci na dálku musí být taková, aby nezneužívala vyšší produktivity práce zaměstnanců pracujících část pracovní doby doma.

Zaměstnavatel musí přistupovat k pracovníkům na dálku s důvěrou, že skutečně odvedou kvalitní a včasnou práci, byť nejsou přímo na pracovišti. Podobně jako u ostatních zaměstnanců by měla existovat dobrá měřitelnost vykonané práce, která slouží jak zaměstnavateli pro hodnocení finanční i celkové výhodnosti práce na dálku, tak samotnému pracovníkovi pro případné upravení návyků.

cJedním z hlavních problémů, na který se u práce na dálku upozorňuje, je odcizení se týmu, pokud se lidé nepotkávají denně nebo alespoň jednou týdně (nejen na poradách, ale i v kuloárech). Zejména neformální diskuse a debaty mohou chybět oběma stranám, neboť chybí aktuální informace a pocit sounáležitosti. Pokud většina kolegů pracuje stejným způsobem, nemusí to být

vcelku víc než obecný problém určité fyzické osamocenosti (předpokladem je samozřejmě dobrá a zavedená komunikace jinými způsoby: telefonicky, faxem nebo elektronickou poštou). V případě ojedinělých pracovníků na dálku ve firmě (jejich náplň práce je k tomu přímo určena: tvůrčí pracovníci, mimo operativu) je větší nebezpečí skutečného odcizení pramenícího z principu „sejde z

očí, sejde z mysli“ a z typické lidské nedůvěry, zda ten druhý vůbec pracuje, pokud ho nevidím u jeho stolu!


Technické zázemí

Pracovník doma musí mít potřebné technické vybavení. V dnešních podmínkách to téměř obecně, bez ohledu na profesi, znamená počítač,

tiskárnu, telefon, a zejména možnost komunikovat elektronicky po Internetu a mít přístup k firemní síti (datům, informacím, dalším zdrojům, ale i plánovačům, poště apod.). Přístup k Internetu se zatím nejčastěji řeší po vytáčeném spojení přes modem, avšak rychlosti přístupu (maximálně 56 kbit/s) jsou již nedostačující pro přenosy větších souborů, videa nebo multimediálních aplikací z Internetu a už vůbec nejsou vhodné pro interaktivní komunikaci nebo aplikace klient-server typické v rámci firemní sítě včetně synchronizací plánovačů a kalendářů. Zbytečně dlouhé doby připojení nepřispívají ani k pohodlí pracovníka (časté výpadky spojení a ztráty navazováním dalšího) ani k úsporám času a financí za telefonní účty.

Proto se spíše dá uvažovat o připojení prostřednictvím digitální sítě ISDN (Integrated Services Digital Network),

která je sice dražší i ve své základní podobě (přípojka rozhraním se základní rychlostí, BRI, Basic Rate Interface), ale umožňuje podstatně kvalitnější, rychlejší a spolehlivější komunikační cestu o kapacitě 2×64 kbit/s. Trvalé připojení s vysokou propustností umožňují kabelové televizní rozvody

vyžadující kabelový modem na straně uživatele a modernizaci sítě ze strany provozovatele (obousměrná síť se zakončovacím zařízením pro konverzi signálu). Zatímco kabelové sítě se svými datovými službami a zejména připojením za Internet již zahajují, konkurenční řešení ze strany provozovatelů pevné telekomunikační sítě na sebe zatím (zejména v našich podmínkách) dává čekat. Zmíněnou alternativou je digitální účastnická přípojka (DSL, Digital

Subscriber Line), pro datové přenosy varianta asymetrického okruhu (ADSL, Asymmetric Digital Subscriber Line), který řeší připojení uživatele kapacitní kvalitní přípojkou, ovšem pouze k nejbližší ústředně.

Firma musí mít jasno ve strategii řešení své informační infrastruktury a informačního systému, a to samozřejmě nejen s ohledem na své potřeby, ale také potřeby zákazníků, dodavatelů a dalších partnerů. Do vybavení na straně pracovníků na dálku musí firma společně s pracovníkem investovat a podílet se na telekomunikačních nákladech, podobně jako to činí v případě “integrální” sítě a firemní komunikace.

Přístup k firemní síti je další oblast, která musí být ošetřena na straně zaměstnavatele a souvisí s celou informační

strategií a bezpečnostní politikou podniku. Zaměstnanci musí být snadno rozlišitelní od běžných návštěvníků i>extranetu, veřejně přístupných serverů v demilitarizované zóně. Musí mít možnost na základě dohodnuté přístupové politiky (zejména hesel) být vpuštěni přes ochrannou zeď (firewall), tj. přes vstupní filtry na hraničním zařízení (nejčastěji směrovači či přístupovém serveru), do vnitřní firemní sítě, intranetu.

Z bezpečnostního hlediska je nezbytné zajistit základní požadavky na ochranu dat i soukromí uživatelů a zajištění integrity dat. Řešením těchto požadavků je autentizace (ověření identifikace uživatele), autorizace (ověření jeho přístupových a dispozičních práv k jednotlivým částem sítě a službám), účtování (vedení záznamů o využívání sítě uživatelem) a šifrování přenášených informací.

Vlastní technické řešení je nejčastěji postaveno na základě virtuální privátní sítě (VPN, Virtual Private Network)

podniku, která je dnes základem bezpečné komunikace u firem s více pobočkami. VPN sice využívá veřejných telekomunikačních, dnes zejména datových sítí (X.25, Frame Relay, ATM) a Internetu, ale vlastní komunikace je od veřejných dat důsledně oddělena a zabezpečena, přičemž management, politika a bezpečnost VPN odpovídá svými parametry soukromé rozlehlé síti. Využití pronajatých okruhů, tunelování (protokoly PPTP, Point-to-point Tunneling Protocol, L2F, Layer 2 Forwarding, a L2TP, Layer 2 Tunneling Protocol), bezpečnostních opatření a zajištění kvality

služeb (QoS, Quality of Service) pak umožňuje spolehlivou a bezproblémovou komunikaci s firemní síti a jejími zdroji i pro pracovníky pracující na dálku, která navíc přináší úsporu nákladů na komunikace celé firmy.

Technické zázemí pracovníka však komunikačními zařízeními a technickým řešením elektronické komunikace nekončí, ale teprve začíná. Nový styl práce souvisí se schopností efektivně využívat vhodné programové vybavení (souvisí s otázkami a možnostmi synchronizace s firemními systémy), pracovat produktivně s komunikačními prostředky, jako elektronické pošta, hlasová pošta nebo stále významný fax. Pracovníci, pokud nejsou přímo on-line, by měli mít s okolím a managementem dohodnutou periodicitu kontroly elektronické a hlasové pošty a specifikovanou dobu odezvy. V souvislosti zejména se zdánlivě méně formální elektronickou poštou vznikají také požadavky na dobré porozumění pravidlům a etiketě používání, přijímání a psaní elektronických vzkazů a chování se v síti i Internetu (netiquette).


Rozvoj práce na dálku ve světě

Vše je o důvěře, kterou je třeba pěstovat, možnostech a přístupech, které lze budovat a postupně zavádět do celofiremní praxe. O tom, že se práce na dálku stále více využívá, svědčí i statistika Evropské unie, která uvádí, že 3 % všech pracovních sil již tento způsob práce aktivně využívá. Za poslední dva roky se počet pracovníků na dálku zdvojnásobil a dnes se v zemích Evropské unie pohybuje kolem 4 miliónů. Předpoklady do budoucna slibují postupný vzrůst na 15 miliónů v roce 2002 a 40 miliónů v roce 2007 (<a

HREF=“http://www.eto.org.uk/eito“>http://www.eto.org.uk/eito). Země vykazující nejvyšší podíl pracovníků na dálku ve srovnání s celkovou produktivní populací jsou Dánsko (téměř 10 %), Nizozemí (9 %), Velká Británie (7 %) a Finsko (přes 6 %). Jako ve všem, co se týká informačních technologií, i v tomto případě zaostává Evropa za Spojenými státy. Tam je jednak dvakrát vyšší počet domácností vybavených počítačem a modemem, a jednak je zaměstnavatel podstatně ochotnější a schopnější poskytnout vzdálený přístup k podnikové síti.

Jak změnit organizaci práce a zavést telecommuting?

  1. V první řadě je třeba vyhovět záměrům samotné společnosti a zjistit její strategické cíle. Práce na dálku není řešením pro každého, ale v mnoha případech může přispět k výraznému snížení nákladů, urychlení vývoje produktů i zvýšení prodeje. Pokud podnikatelský plán tyto výhody ozřejmí, pak není problém pro práci na dálku přesvědčit vrcholové vedení. Snížení nákladů na zaměstnance s ohledem i na jeho vyšší produktivitu práce se uvádí i přes 50%!

  2. Zavádění nové organizace práce představuje výraznou změnu pro každou společnost, proto nelze práci na dálku zavést přes noc. Je třeba začít s menším (pilotním) počtem zaměstnanců a na výsledcích pilotního provozu lze dále stavět a počty pracovníků na dálku postupně zvyšovat. Nesmí se stát, že půjde pouze o experiment pro experiment, vždy je třeba mít na paměti řešení základní potřeby podniku: trvalý růst.

  3. Vhodný typ práce pro aplikaci telecommuting musí splňovat následující kritéria:

    • práce musí být ”přenosná” (vše potřebné k dané práci lze vzít domů nebo může být snadno dostupné komunikačními prostředky),

    • práce nevyžaduje příliš mnoho osobních kontaktů se spolupracovníky, partnery nebo zákazníky,

    • práce má dobře definovaný začátek a konec (výstupy), takže všichni vědí, jaký je její očekávaný výsledek (zpráva, studie, finanční rozvaha apod.).

  4. Aplikace práce na dálku je možná pouze v prostředí, kde management je si vědom příznivých možných dopadů nového stylu práce, má plnou důvěru v disciplinované a dobře organizované pracovníky. Studie prováděné v podnicích, kde se výrazně uplatňuje práce na dálku, ukazují, že normou pro pracovníky je spíše vyšší než nižší produktivita práce. Podobně jako při každé jiné zásadní změně a novince nelze ani v tomto případě zapomenout na vzdělávání, které se může týkat jak managementu času a priorit, tak technických řešení domácí kanceláře (včetně ergonomie).

  5. Politika firmy z hlediska práce na dálku musí obsahovat jasně definovaná pravidla pro oceňování zaměstnanců (s ohledem na objektivní snižování jejich nákladů a vyšší výkonnost) a musí být v souladu s kolektivní smlouvou a obecně závaznými pravidly a zákony (Zákoník práce, sociální zabezpečení apod.).

  6. Pro to, aby nový styl práce vešel ve známost a do krve více pracovníkům, je třeba informovat o úspěších a příznivých dopadech systému na výsledky podniku, jinými slovy na zvyšování produktivity práce (a spokojenosti) jednotlivých pracovníků.

  7. A konečně: nikoho nelze nutit, aby tento způsob práce přijal za vlastní!


Douška na závěr

Vzhledem k tomu, že telecommuting se u nás teprveb probouzí ke svému rozkvětu, bylo by zajímavé zeptat se vás, čtenářů, jaké jsou vaše zkušenosti s novým stylem práce (osobní, spolupracovníků ve firmě, z jiné firmy) a s technickým řešením. Na základě vašich reakcí na jedné straně a průzkumů Evropské unie na straně druhé bychom mohli společně zjistit, kde se naše

společnost z hlediska využití práce na dálku nachází a zda se u nás práce na dálku ujme a bude přispívat ke zvyšování produktivity práce.

 

Odkazy na organizace zabývající se problematikou teleworking:

Evropská komise (iniciativy), http://europa.eu.int

International Telework Association (ITA), http://www.telecommute.org

Publikováno v Data Communications v květnu 1999

Zpět na blog